EL PLAZO MÁXIMO DE INSCRIPCIÓN ES EL 31 DE MARZO DE 2025
El Registro Nacional de Base de Datos -RNBD- es el directorio público de las bases de datos personales sujetas a tratamiento, en él las empresas deben declarar que bases de datos poseen en la empresa como clientes, trabajadores, proveedores y otras que se identifiquen , a fin de que la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC-, pueda verificar la gestión realizada por los responsables y asegurar un adecuado tratamiento de los datos personales y la protección del derecho al Habeas Data.
El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, después de definir el Registro Nacional de Bases de Datos, establece que las empresas responsables de este deben declarar a la SIC si tienen políticas y medidas de tratamiento de la información, las cuales son de obligatorio cumplimiento so pena de sanciones; a su vez, el decreto 886 de 2014, hoy incorporado en el DU 1074 de 2015, que reglamentó la citada norma, ha determinado que los Responsables deben inscribir en el RNBD cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a tratamiento, y que este se encontrará abierto al público para su consulta.
El mencionado decreto ha dispuesto un listado donde se indica la información mínima que debe contener el RNB, a saber:
– Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable y el Encargado del Tratamiento de la base de datos.
– Canales dispuestos para que los titulares ejerzan sus derechos.
– Nombre y finalidad de cada base de datos que inscriba.
– Forma y tratamiento de la base de datos.
– Política de Tratamiento de la información dispuesta por la entidad.
Ahora bien, para las empresas que apenas se encuentran en proceso de creación de su RNBD, el artículo 12 del decreto 886 establece que tendrán dos (02) meses, contados a partir de su creación, para realizar el proceso de inscripción ante la SIC. En adelante, tendrán que actualizar de manera anual la información contenida en su RNBD, de la misma forma como lo realizan todas las empresas Responsables o Encargadas del tratamiento de datos personales, esto con el fin de garantizar la precisión de la información registrada.
¿Ha verificado si su empresa cumple con esta obligación?
El Decreto Único 1074 de 2015 ha establecido que las sociedades obligadas a Inscribir sus bases de datos en el RNBD son aquellas sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales que superen los 100.000 UVT, y las sociedades de naturaleza pública.
Por otra parte, el plazo de inscripción dispuesto para cumplir con esta obligación va desde el 02 de enero hasta el 31 de marzo de cada año, so pena de incurrir en sanciones y/o multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales hasta por un término de seis (06) meses, e inclusive, en casos graves, se podría generar el cierre definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.
Si su empresa se encuentra obligada a realizar la inscripción anual de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, nuestro equipo de expertos en Futurlex IFM S.A.S podemos brindarle un acompañamiento legal, integral y efectivo para salvaguardar sus intereses jurídicos y/o económicos, cumplir con los lineamientos normativos respecto al Tratamiento de Datos Personales, y evitar sanciones debido al incumplimiento de los mismos.
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