Creación de empresas ante las Cámaras de Comercio

El proceso de creación de una empresa puede parecer complejo, pero con la información adecuada y los pasos correctos, usted podrá convertir su idea en una realidad. Ya sea que desee emprender como persona natural o crear una sociedad con otros socios, es fundamental conocer los requisitos y los trámites necesarios para registrar su empresa de manera formal ante la Cámara de Comercio. 

En este artículo, le guiaremos paso a paso en el proceso de creación de una empresa en Colombia, resaltando los aspectos clave que debe tener en cuenta, desde la elección de la figura jurídica hasta la formalización de su empresa. A continuación, encontrará el listado de requisitos y/o documentos necesarios para poder llevar a cabo su trámite ante la Cámara de Comercio.

1. Definir: 

Lo primero es definir bajo qué figura se creará la empresa, es decir, si se hará como persona natural o como persona jurídica pues de esto dependerá la modalidad del trámite que se llevará a cabo. Tenga en cuenta que esta decisión debe ser tomada por usted o su equipo asesor. Para el registro de empresas, la Cámara de Comercio ofrece tres posibilidades de registro, a saber:

• Persona natural: Se matricularán como comerciantes todas aquellas personas que, de manera continua y permanente, realicen actos de comercio a nombre propio, p. ej. Compra y venta de bienes, alquiler de bienes, compra de bienes para alquiler, entre otros (véase art. 3º C. Co.).
• Persona jurídica: Si, por el contrario, una o más personas desean realizar actos de comercio bajo la figura de una empresa con la finalidad de obtener utilidades, resulta importante constituir una sociedad bajo los parámetros aplicables al tipo societario que usted(es) desea(n) crear y designando un representante legal (Véase C. Co., Ley 222/95, Ley 1258/08). 

Para tal efecto usted podrá escoger entre los siguientes tipos de sociedades:

• Sociedad por Acciones Simplificada
• Sociedad Limitada
• Sociedad en Comandita Simple
• Sociedad en Comandita por Acciones
• Sociedad Unipersonal 
• Sociedad Anónima
• Sociedad Colectiva
• Entidad Sin Ánimo de Lucro: Este tipo de personas jurídicas tienen como finalidad el beneficio común y están encaminadas a realizar actividades de carácter altruista o humanitario, mas no para generar ingresos a quienes la integran. 

Tenga en cuenta que si usted desea desarrollar actividades de turismo debe obtener de manera previa el Registro Nacional de Turismo (RNT), o si desea contratar con el Estado, debe registrarse ante el Registro Único de Proponentes (RUP).

2. Documentación/Información solicitada: 

Una vez se haya definido la modalidad que se utilizará para llevar a cabo su proceso de creación de empresa, usted debe contar con los siguientes datos:

• Nombre o Razón Social de la empresa: Este punto es de suma importancia en virtud de que el nombre escogido por usted no puede ser igual al de una empresa legalmente constituida. Para ello, usted podrá realizar una búsqueda de homonimia. 
• Identificación del Código de Actividad Económica CIIU: El Código CIIU es un número que identifica la actividad económica principal de su empresa, y sirve para clasificar a las empresas según el tipo de actividad que realizan. Si usted no tiene claridad sobre cuál es el Código CIIU de su empresa, para este paso podrá realizar una búsqueda de Código CIIU, utilizando palabras clave respecto a las actividades de comercio que realiza su empresa.
• Consulta de Uso de suelos conforme al Plan de Ordenamiento Territorial (POT): Este punto es sólo a manera de consulta. 
• Consultas correspondientes a la normatividad exigida: Seguridad Industrial, Política Ambiental, Normas de Urbanismo y Sanidad.
• Consulta en el Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas – RNMC: Consulte aquí utilizando su número de cédula y fecha de expedición.
• Verificar si usted es beneficiario de la Ley de Emprendimiento Juvenil: La Ley de Emprendimiento Juvenil ofrece beneficios a las personas que crean pequeñas empresas jóvenes como es el caso de la exención del pago de la matrícula mercantil, entre otros. Para ello es importante determinar si cumple con alguno de los siguientes requisitos: 

• Si se registra como persona natural, debe tener entre 18 y 35 años.
• Si se registra como persona jurídica, la empresa debe tener participación de uno o varios socios o accionistas que tengan entre 18 y 35 años, y representen como mínimo la mitad más una de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital.
• La empresa debe contar máximo con 50 trabajadores.
• Los activos no pueden superar los 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
• Entre otros (Véase Ley 780 de 2016).
• Crear y descargar el Registro Único Tributario – RUT: Una vez lo haya creado bien sea como persona natural o jurídica, debe tener presente el NIT asignado o, en su defecto, si ya cuenta con un RUT sólo debe reportar la actualización de su nueva actividad económica.

• Documentación específica: Persona natural.

• Formulario RUES para matrícula de persona natural y sus establecimientos.
• Consulta de Responsabilidades Tributarias para persona natural.
• Copia de su documento de identificación (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería o pasaporte).
• Número de teléfono, correo electrónico y dirección.
• Documentación específica: Persona jurídica – Sociedades.

• Formulario RUES para la matrícula de su empresa y su(s) establecimiento(s) si lo(s) tuviere.
• Consulta de Responsabilidades Tributarias para personas jurídicas.
• Escritura pública o documento privado de constitución de la sociedad conforme al tipo societario que ha escogido, en este documento se establece formalmente cómo se organiza la empresa. Puede ser elaborado por un notario, pero debe estar firmado por los socios y notariado.
• Copia del documento de identidad de los accionistas, socios y representantes legales, números de teléfono, correos y direcciones.
• Carta de aceptación de los representantes legales, miembros de junta directiva o revisores fiscales designados, cuando su aceptación no conste en el documento de constitución con sus respectivas fechas de expedición.
• Documentación específica: Entidades Sin Ánimo de Lucro – ESAL. 

• Formulario RUES para la inscripción de su empresa y su(s) establecimiento(s) si lo(s) tuviere.
• Consulta de Responsabilidades Tributarias para personas jurídicas.
• Formulario Anexo 5 para Entidades Sin Ánimo de Lucro.
• Documento que contiene la aprobación de la creación de la entidad al igual que los estatutos de esta, este podrá ser un documento privado, acta o escritura pública (Véase Decreto 2150 de 1995, Art. 40).
• Listado de asociados donde señale nombre completo, número de documento de identidad, fecha de expedición de la cédula y domicilio.
• Cartas de aceptación de las personas nombradas en los cargos de representantes legales, miembros de junta directiva o consejo de administración y revisores fiscales, si lo tienen, indicando número y fecha de expedición del documento de identidad de los nombrados, cuando su aceptación no conste en el documento de constitución con sus respectivas fechas de expedición. 

3. Formalización de la empresa:

Una vez usted cuente con los documentos e información previamente mencionada, y después de escoger la modalidad bajo la cual se creará la empresa, podrá dar inicio al trámite de creación de su empresa en la página de la Cámara de Comercio de la ciudad donde tendrá domicilio su empresa.

Tenga en cuenta que el tiempo de duración de este proceso dependerá de la modalidad a través de la cual se realice y del medio escogido para ello, es decir, si el trámite se realiza a través de la Ventanilla Única Empresarial o si se realiza de manera presencial ante Cámara de Comercio de su ciudad. Es importante mencionar que, si usted desea crear su empresa bajo la modalidad de persona jurídica, sólo se podrá registrar de manera virtual si la sociedad constituida es una S.A.S o una Sociedad Limitada, caso contrario el trámite se debe realizar de manera presencial.